Chia sẻ về kinh nghiệm quản lý các bên liên quan trong Một dự án đấu thầu

Quản lý các bên liên quan (Stakeholder management) là một trong những công việc quan trọng của quản lý dự án vì nó đảm bảo các bên liên quan đều hiểu rõ các khía cạnh của dự án và tham gia vào quá trình thực hiện để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và số lượng. 

Trong những năm làm việc cho một công ty về các sản phẩm dinh dưỡng hàng đầu ở Việt Nam, việc tham gia vào các dự án đấu thầu dinh dưỡng tại các địa bàn phụ trách đã giúp tôi hiểu một cách sâu sắc là tại sao để một dự án thành công, ta cần phải làm tốt công tác quản lý các bên liên quan trong dự án. 

Tại sao quản lý các bên liên quan lại thường rất khó khăn trong quá trình thực hiện dự án? Theo kinh nghiệm của tôi, có hai vấn đề chính. Thứ nhất là sự khác biệt về KPIs (Key Performance Indicators) và sự hiểu biết khác nhau của các bên liên quan đến các công việc trong dự án. 

Trước khi phân tích sâu hơn về hai sự khác biệt này và làm sao để quản lý tốt các bên liên quan, tôi xin tóm tắt lại tình huống của tôi lúc đó như sau.

Vào tháng 09 năm 2021, tôi vào làm việc ở vị trí Key Account Manager (Quản lý khách hàng trọng điểm) cho một công ty về thực phẩm dinh dưỡng y học lớn nhất ở Việt Nam, phụ trách các khách hàng lớn ở kênh y tế (chủ yếu là các bệnh viện lớn ở khu vực đồng bằng Sông Cửu Long – Mekong). Đến đầu năm 2022, một trong những bệnh viện lớn nhất khu vực tôi phụ trách mở các gói thầu dinh dưỡng y học để mua sắm các sản phẩm phục vụ cho chăm sóc bệnh nhân tại bệnh viện. Hình thức đấu thầu rộng rãi qua website muasamcong.gov.vn (mua sắm công). Đây là lần đầu tiên bệnh viện này thực hiện đấu thầu online nên họ có thuê một đơn vị tư vấn hỗ trợ họ thực hiện các công việc trong quá trình đăng tải thông tin và chấm thầu. Đây cũng là lần đầu tiên tôi trực tiếp quản lý và thực hiện việc tham dự một gói thầu online. Chi nhánh công ty khu vực Mekong cũng là lần đầu tiên chịu trách nhiệm pháp lý cho các hồ sơ dự thầu và thực hiện hợp đồng thầu nếu trúng thầu. 

Trong dự án này, có các bên liên quan sau đây:

• Đơn vị tham dự thầu: là công ty dinh dưỡng, gồm có bộ phận commercial -bao gồm có tôi, quản lý trực tiếp của tôi, bộ phận operation-bao gồm giám đốc chi nhánh, giám đốc công ty, tổng giám đốc, phòng kế toán, phòng quản lý công nợ, phòng pháp lý,đơn vị giao hàng
• Đơn vị mời thầu (chủ đầu tư): bao gồm khoa dinh dưỡng là đơn vị đề xuất mua hàng, ban giám đốc, khoa dược, phòng kế toán, phòng hành chính quản trị, đơn vị tư vấn cho bệnh viện.
• Các bên liên quan khác: ngân hàng thực hiện bảo lãnh đảm bảo dự thầu và bảo lãnh hợp đồng thầu nếu trúng thầu, đơn vị quản lý hệ thống website mua sắm công.

Mỗi một bên liên quan có những KPIs và cách hiểu khác nhau về tính chất và tầm quan trọng của dự án. 

Đối với bản thân tôi và bộ phận thương mại, KPIs quan trọng nhất trong dự án này đó chính là thắng gói thầu. KPI của đơn vị mời thầu là tìm được sản phẩm phù hợp với các tiêu chí kỹ thuật ban đầu với giá thấp nhất. Tuy nhiên, KPIs của bộ phận Vận hành và các bên liên quan khác lại không phải là thắng gói thầu. Điều đó dẫn đến động cơ làm việc của các bên liên quan rất khác nhau trong dự án này. 

Về vấn đề các cách hiểu khác nhau trong dự án thì còn phức tạp hơn là sự khác nhau về KPIs. 

Một ví dụ điển hình như yêu cầu thời gian công nợ trong hồ sơ mời thầu và hợp đồng thầu của đơn vị mời thầu là tối thiểu 90 ngày. Tuy nhiên bên phía bộ phận quản lý công nợ của công ty cảm thấy thời gian công nợ 90 ngày là quá dài. Khi đó tôi phải giải thích lí do là vì bên phía chủ đầu tư khi thanh toán công nợ phải qua một qui trình kiểm duyệt nhiều công đoạn như phải đưa qua khoa dinh dưỡng kiểm duyệt số lượng, phòng kế toán kiểm tra hồ sơ chứng từ liên quan, ban giám đốc duyệt thanh toán. Sau đó hồ sơ thanh toán được chuyển qua kho bạc, và kho bạc phải kiểm tra lại một lần nữa trước khi tiền hành thanh toán. Toàn bộ quá trình đó cần khoảng 60 đến 80 ngày để xử lý. Vì vậy bên chủ đầu tư yêu cầu 90 ngày để đảm bảo không bị vượt thời gian công nợ là hợp lý. 

Một điều khoản khác là điều kiện giao hàng, đơn vị trúng thầu phải cam kết đảm bảo giao hàng trong vòng 48 giờ sau khi gửi đơn đặt hàng hoặc giao hàng gấp trong ngày khi có yêu cầu đặc biệt, kể cả thứ Bảy, Chủ nhật. Đối với điều kiện này, theo ý kiến của tôi thì ngay cả chủ đầu tư cũng không hiểu tại sao cần phải đưa điều kiện này vào cam kết dự thầu, nhất là phần phải giao hàng gấp ngay khi có yêu cầu. Lí do của điều kiện này chỉ áp dụng đối với các mặt hàng thuốc cấp cứu đặc biệt thôi, còn đối với mặt hàng dinh dưỡng y học thì điều khoản này gần như không có ý nghĩa. Nhưng hợp lý nhất thì đơn vị phải dự trù hàng hoá có sẵn để sử dụng khi cần thiết. Nhưng vì điều khoản này đã được đăng tải trên hệ thống nên chủ đầu tư và các công ty dự thầu cần phải tuân thủ một cách máy móc. Và tôi cũng phải giải thích rất chi tiết lí do tại sao bộ phận pháp lý cần phải hỗ trợ đồng ý điều khoản này trong cam kết dự thầu, và tôi cũng đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ việc đặt hàng gấp nào đến từ phía chủ đầu tư. 

Sau khi đáp ứng đầy đủ tất cả các hồ sơ và các tiêu chí kỹ thuật của sản phẩm dự thầu thì đợt chấm thầu lần đầu, công ty tôi vẫn trượt gói thầu. Sau khi tìm hiểu nguyên nhân, thì tôi phát hiện lí do là đơn vị chấm các gói thầu cũng là đơn vị tư vấn xây dựng hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên đơn vị này không có kiến thức về các thuật ngữ dinh dưỡng, dẫn đến họ không biết lipid, protein, carbohydrate là gì mà chỉ biết là chất béo, đạm, đường. Sau khi gặp và giải thích cho đơn vị tư vấn về sự giống nhau của các thuật ngữ dinh dưỡng thì bên công ty tôi đã thắng gói thầu dinh dưỡng đó. Và tôi được vinh danh là một trong các Hero của công ty vì thành công trong dự án này. 

Qua ví dụ này, tôi nhận thấy rằng để một dự án có thể thành công, việc quản lý tốt các bên liên quan là một trong những mấu chốt rất quan trọng. Công việc này đòi hỏi rất nhiều kỹ năng trong đó. Và bản thân tôi cảm thấy kỹ năng quan trọng nhất chính là kỹ năng truyền thông giao tiếp, làm sao để cho những bên liên quan không cùng KPIs và cách hiểu giống mình cùng nhau hoàn thành dự án một cách tốt đẹp nhất. 

Để kết thúc bài viết này, tôi cũng xin nêu ra các lợi ích khi mình quản lý tốt các bên liên quan trong thực hiện dự án: 

1. Tạo sự hỗ trợ và cam kết
   Quản lý hiệu quả các bên liên quan giúp dự án nhận được sự hỗ trợ và cam kết từ các bên quan trọng, đặc biệt là những người có quyền quyết định hoặc ảnh hưởng lớn đến dự án. Điều này có thể giúp dự án nhận được nguồn lực cần thiết, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính khả thi.
2. Giảm thiểu rủi ro và xung đột
   Khi bạn hiểu rõ mong đợi và yêu cầu của các bên liên quan, bạn có thể dự đoán và giải quyết sớm các mâu thuẫn hoặc vấn đề có thể phát sinh. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn việc dự án gặp phải các trở ngại do hiểu lầm hoặc thiếu sự hợp tác.
3. Tăng cường truyền thông hiệu quả
   Quản lý tốt các bên liên quan giúp duy trì kênh liên lạc thông suốt giữa tất cả các bên tham gia, đảm bảo rằng mọi người đều có đầy đủ thông tin và hiểu rõ tiến trình của dự án. Truyền thông tốt giúp tránh nhầm lẫn và tăng tính minh bạch.
4. Đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu dự án
   Mỗi bên liên quan có thể có các mục tiêu và ưu tiên khác nhau. Quản lý các bên liên quan giúp đảm bảo rằng mục tiêu của dự án phù hợp với mong đợi của họ, từ đó tăng khả năng thành công của dự án.
5. Gia tăng giá trị dự án
   Các bên liên quan có thể cung cấp phản hồi quý giá giúp cải thiện chất lượng và kết quả của dự án. Việc lắng nghe và tích hợp những ý kiến này vào kế hoạch có thể giúp tạo ra các giải pháp tốt hơn, đồng thời đảm bảo rằng dự án đáp ứng được nhu cầu thực sự.
6. Tăng khả năng hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách
   Quản lý hiệu quả các bên liên quan giúp đảm bảo rằng tất cả các yếu tố quan trọng (nhân sự, tài chính, vật liệu, thông tin) đều được quản lý tốt, giúp dự án có thể hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.