SMEs – Đừng “hôn mê sâu” trên chiếc Sofa êm ái

Chúng ta đang được chứng kiến sự đi xuống trầm trọng của nền kinh tế, hàng loạt các công ty lớn tại Việt Nam đang gặp phải những vấn đề vấn đề mà có lẽ không bao giờ chúng ta thấy quy mô thiệt hại và tần suất lớn như vậy.

Bài viết này tôi xin dành cho các doanh nghiệp Nhỏ và Vừa (Gọi tắt: SMEs) và những gì chúng ta có thể làm để rơi vào trạng thái “hôn mê sâu” trong lúc chúng ta vẫn còn tỉnh táo. Tôi khẩn thiết mong anh chị – những người đọc bài viết này hãy coi đây là một cơ hội tuyệt vời để thay đổi, đây có thể là thời cơ mà cả một hành trình làm doanh nhân, hay quản lý doanh nghiệp chúng ta có thể làm một việc đúng đắn.

Các anh chị thân mến, điều tôi muốn nói, đó chính là Quy Trình (Process). Vậy Quy trình xuất hiện ở đâu?

Tầm quan trọng của Quy Trình: (Why)

Tại sao tôi lại lấy “Chiếc sofa êm ái” để nói về việc vận hành doanh nghiệp?

Thực tế, chúng ta có thể thấy, rất nhiều các anh chị doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những anh chị từ vai trò chuyên môn, kỹ thuật lên làm quản lý…chúng ta hay quản lý theo kinh nghiệm, quản lý theo cách mà mình cảm thấy thuận tiện nhất, theo cách dễ dàng trong khả năng của chúng ta.

Chính vì vậy, mà ban đầu chúng ta chỉ hơi vất vả một chút, làm quen rồi chúng ta thấy dễ dàng hơn, và dần dần công việc đó giống như là “chiếc sofa êm ái” dễ chịu. Và lúc đó, rủi ro bắt đầu tiềm ẩn, rắc rối hầu hết chúng ta nhìn thấy được, khi đã đi vào VẬN HÀNH, khi mà thiệt hại đã xảy ra.

Những nguyên nhân nào dẫn đến rắc rối?

• Nhân viên vận hành là những người có kinh nghiệm khác nhau.
• Nhân viên vận hành là những người có trình độ khác nhau.
• Nhân viên vận hành là những người có giới tính khác nhau.
• Nhân viên vận hành là những người có độ tuổi khác nhau.
• Nhân viên vận hành có những cảm xúc khác nhau…

Tất cả những yếu tố khác nhau đó, sẽ dẫn đến kết quả công việc không giống nhau.

Đó chính là câu trả lời cho: “Tại sao phải có Quy trình?” và tầm quan trọng của Quy Trình.

Và đây cũng là câu trả lời tôi đã gửi cho một Quản lý sản xuất của công ty Nội Thất với hơn 15 nhân viên. Anh đau đầu chia sẻ với tôi, anh không thể quản lý được đội ngũ của mình khi chất lượng mỗi người làm mỗi khác, phụ thuộc vào tay nghề của thợ.

Viết quy trình không khó, nó bao gồm những gì? (What)?

Đối với các công ty lớn, các công đa quốc gia, thì quy trình là rất bình thường, và nó là bắt buộc để cho công việc được diễn ra bài bản.

Đối với doanh nghiệp Nhỏ và Vừa (SMEs) thì câu chuyện có vẻ còn hơi xa xỉ, bởi chúng ta thông thường không có nguồn lực để làm – theo chúng ta nghĩ thế.

Nhưng trông vậy mà không phải vậy, nếu có phương pháp thì tôi đảm bảo anh chị quản lý nào cũng có thể làm được với những nguyên tắc đơn giản sau đây:

• Đừng làm một mình, hãy làm với đội ngũ.
• Làm những gì mình viết, viết những gì mình làm.
• Đơn giản là vua.

Xác định sử dụng dữ liệu bằng công cụ 5W1H: (Why: Tại sao cần có? What: Cái gì? Tên công việc là gì? Where: Ở đâu? Phòng ban nào? Who: Ai phụ trách? When: Khi nào? Bao lâu? How: Làm làm cách nào? Hướng dẫn công việc như thế nào?

Hãy viết ra! Hoặc 1 cách tuyệt vời nữa là hãy để đội ngũ của mình viết ra. Anh chị sẽ thấy đội ngũ của mình hiểu rõ hơn chính công việc của họ, và được hệ thống lại dữ liệu mà bấy lâu nay vẫn chỉ nằm trong đầu anh chị hoặc trong trí nhớ nhân viên của mình.

Làm cách nào để vẽ được Quy Trình? (How)?

Tôi giới thiệu với anh chị khái niệm S.O.P (Standard Operating Procedure – Quy trình vận hành chuẩn) và W.I (Work Instruction – Hướng dẫn công việc)

Và để nó trực quan, đưa hết tất cả các dữ liệu từ 5W1H vào trong quy trình. Chúng ta có thể dùng công cụ hữu ích Swimming Flowchart.

Hiện nay, cũng có rất nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực cho anh chị (Powerpoint, Visio, Lucidchart…).

Cách cuối cùng, nếu anh chị vẫn không làm được hãy liên hệ 1 trong các chuyên gia trong cộng đồng VSE của chúng tôi trên toàn quốc sẽ hỗ trợ các anh chị, để chúng ta cùng vận hành xuất sắc hơn.

Với việc chuyển đổi số của các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải trải qua bước hệ thống lại các Quy trình. Nên một lần nữa, tôi tha thiết mong các anh chị, hãy bắt tay vào làm hoặc chỉnh sửa ngay bây giờ. Dù cho doanh nghiệp có áp dụng phần mềm nào hay hệ thống nào, thì cũng cần doanh nghiệp anh chị có Quy Trình bài bản.

Anh chị cũng hãy đón chờ những chương trình tiếp theo, chúng tôi sẽ cùng các chuyên gia trực tiếp hướng dẫn và giải đáp thắc mắc nhé.

Tôi cũng mong bài viết sẽ giúp ích cho Anh chị phần nào, giải đáp được các câu hỏi hoặc một phần nỗi đau trong vận hành của các anh chị quản lý. 

Phan Duy Cường

– Thành viên VSE –